Personuppgiftspolicy

Personvernerklæring

Informasjon om vår behandling av personopplysninger

1. Innledning

Vi ønsker at du skal føle deg trygg når du gir fra deg personopplysninger til oss. Vi respekterer ditt personvern og jobber aktivt for å behandle dine personopplysninger på en sikker måte. Denne teksten er rettet mot deg som har en relasjon til oss gjennom vår virksomhet – enten personlig eller som representant for en organisasjon, for eksempel som kunde, leverandør eller samarbeidspartner. Vi henvender oss også til deg som besøker vår nettside eller kontakter oss på annen måte.

Personopplysninger er all informasjon som identifiserer eller kan identifisere deg – både direkte og indirekte. Dette kan være navn, adresse, personnummer eller et bilde av deg. Behandling av personopplysninger er alt vi gjør med disse opplysningene – for eksempel å samle dem inn, bruke dem, sammenstille eller slette dem. Vi behandler de opplysningene som er nødvendige for å kunne levere og fakturere for tjenestene våre, samt for å opprettholde kontakt med deg.

Motum AB, org.nr. 556935-8053, er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger i henhold til EUs personvernforordning (GDPR).
Telefonnummer: 020-520 052
E-post: gdpr@motum.se

Formålet med denne teksten er å gi deg informasjon om hvordan vi behandler dine opplysninger. I det innledende avsnittet finner du informasjon om hvem som er behandlingsansvarlig, hvilke formål vi har med behandlingen, og hvilke rettigheter du har. I avsnitt 2 går vi i dybden på hvilke opplysninger vi samler inn, hvor lenge vi lagrer dem, og hvilket rettslig grunnlag vi har. Der finner du også informasjon om hvem vi deler opplysningene med, og om vi overfører dem til tredjeland, dvs. land utenfor EU/EØS.

1.1 Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig:
Motum AB, org.nr. 556935-8053
Kontaktinformasjon:
Telefonnummer: 020-520 052
E-post: gdpr@motum.se

1.2 Hvorfor behandler vi dine opplysninger?

For å ha rett til å behandle dine opplysninger må vi ha et formål. Vi behandler dine opplysninger i følgende situasjoner:

– Personopplysninger behandlet i forbindelse med våre kundeoppdrag (se punkt 2.1.1)
– Personopplysninger for ansatte eller oppdragstakere hos våre leverandører (se punkt 2.2.1)
– Personopplysninger som behandles når du kontakter oss (se punkt 2.3.1)

1.3 Dine rettigheter

Du har rett til informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger. Dette inkluderer:

Formålet med behandlingen
Det rettslige grunnlaget
Lagringstid
Hvem som får tilgang til opplysningene
Om overføring skjer til tredjeland
At du kan klage til Datatilsynet (IMY)
At du kan trekke tilbake samtykke
Kontaktopplysninger til behandlingsansvarlig

I tillegg har du følgende rettigheter:

Rett til innsyn – du kan be om å få vite om vi behandler opplysningene dine, og få innsyn i hvilke.
Rett til retting – du kan be oss rette eller supplere feilaktige eller ufullstendige opplysninger.
Rett til sletting – du kan be oss slette opplysninger som ikke lenger er nødvendige, eller som behandles ulovlig.
Rett til begrensning – du kan be oss begrense behandlingen, for eksempel mens vi undersøker opplysningenes riktighet.
Rett til å protestere – du kan protestere mot behandling som skjer på grunnlag av berettiget interesse.
Rett til dataportabilitet – du kan be om å få overført opplysninger du selv har gitt oss til en annen behandlingsansvarlig.
Rett til å klage – du kan klage til Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) hvis du mener vi ikke følger reglene.
Rett til å trekke samtykke – samtykke kan når som helst trekkes tilbake.

2. Vår behandling av personopplysninger

Her finner du en oversikt over hvilke opplysninger vi samler inn, hvorfor vi gjør det, hvor lenge vi lagrer dem, hvilket rettsgrunnlag vi benytter, og om det skjer overføring til tredjeland.

2.1 Personopplysninger i kundeoppdrag

2.1.1 Formål og rettslig grunnlag

For å oppfylle avtaleforpliktelser:

Fakturering, purring og betaling
Administrere kundeforhold

Med berettiget interesse som grunnlag:

Intern og ekstern markedsføring
Nyhetsbrev
Kommunikasjon via e-post, telefon og post
Forretningsanalyse og tjenesteutvikling
Dokumentasjon og administrasjon

2.1.2 Hvilke opplysninger behandles

Navn
Personnummer (for privatkunder)
Arbeidsgiver og tittel
Kontaktopplysninger
Fakturainformasjon
Bilder, video, uttalelser i intervjuer

2.1.3 Deling av opplysninger

Vi kan dele dine opplysninger med leverandører (databehandlere), f.eks. IT- og systemleverandører. Vi kan også dele med myndigheter dersom det kreves ved lov.

2.1.4 Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge det er nødvendig for å administrere kundeforholdet. Opplysninger som må lagres i henhold til bokføringsloven, lagres i 7 år.

2.1.5 Overføring til tredjeland

Vi bruker Microsoft for fakturering og e-post (Microsoft 365), noe som innebærer overføring til USA. Dette skjer med standardkontraktsklausuler som sikkerhetstiltak.

2.2 Leverandører og deres ansatte/oppdragstakere

2.2.1 Formål og rettslig grunnlag

Avtaleforpliktelser og lovpålagte krav:

Fakturabehandling
Leverandøradministrasjon

Berettiget interesse:

Kommunikasjon og dokumentasjon
Ivareta rettigheter ved rettslige krav

2.2.2 Hvilke opplysninger behandles

Navn
Personnummer (ved enkeltpersonforetak)
Arbeidsgiver og tittel
Kontaktopplysninger
Fakturainformasjon

2.2.3 Deling av opplysninger

Som over – med databehandlere og ved lovpålagte krav.

2.2.4 Lagringstid

Opplysninger lagres så lenge det er nødvendig for å administrere forholdet. Økonomidata lagres i 7 år i henhold til bokføringsloven.

2.2.5 Tredjelandsoverføring

Microsoft benyttes også her for e-post og fakturahåndtering. Overføringen til USA skjer med standardkontrakter.

2.3 Når du kontakter oss

2.3.1 Formål og rettslig grunnlag